Management Assistant

Function

Ons team bestaat uit twee afdelingen. De grootste afdeling is belast met het uitvoeren van onderzoeken op de verschillende bevoegdheidsgebieden. De andere afdeling is verantwoordelijk voor het beheer van de bankierseed, dat wil zeggen dat zij ervoor zorgt dat bankiers hun deontologische verplichtingen nakomen. Het is een multidisciplinair team van een twintigtal collega’s: juristen-onderzoekers, dossierbeheerders en, last but not least, drie managementassistenten. Als lid van het team assistenten ben je betrokken bij het dagelijkse reilen en zeilen van de dienst. Je voert verschillende ondersteunende taken uit voor het team. Jij bent het aanspreekpunt. Communiceren op een professionele en respectvolle manier, zowel in het Nederlands als in het Frans, is dan ook een must.

Wat houdt je functie in?

• Je herleest en legt de laatste hand aan brieven, verslagen en nota’s.
• Je beheert de correspondentie en het e-mailverkeer (inventarisering, dispatching, opvolging en klassering) en werkt mee aan andere administratieve opvolgingstaken.
• Je behandelt occasioneel telefonische oproepen.
• Je maakt dossiers aan en houdt ze up-to-date.
• Je organiseert interne en externe vergaderingen en af en toe reizen.
• Je staat het multidisciplinair team bij, je denkt met hen mee en zoekt naar oplossingen.
• Je werkt met je secretariaatscollega’s mee aan de procedures die je nauwgezet bijhoudt.
• Je creatieve inbreng versterkt de sociale band.

Welke kennis, ervaring en competenties heb je te bieden?

• Je hebt een bachelordiploma officemanagement of een gelijkwaardig diploma (must-have).
• Je hebt minimaal vijf jaar ervaring als Management of Team Assistant bij voorkeur in een juridische omgeving.
• Je spreekt en schrijft zeer goed Nederlands en Frans. Je hebt praktische kennis van het Engels.
• Je bent flexibel, goed georganiseerd en je kan prioriteiten stellen. Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken.
• Je kan goed overweg met de gebruikelijke Microsoft Office-applicaties (Outlook, Word, PowerPoint, Excel …).
• Je kunt je snel inwerken in bedrijfseigen systemen.
• Het is een troef als je vertrouwd bent met SharePoint en OneNote.
• Je hebt een kritische geest.
• Je bent stressbestendig en je leeft je deadlines na.
• Je bent vooral een goed communicator en hebt een mature houding.
• Een positieve mindset en sociale houding zijn meer dan welkom!
• Het werk is constant in beweging, leergierigheid is daarom een pluspunt.